FAQ
Häufige Fragen
Eine Frage, eine Antwort in wenigen Sätzen, dann der Weg zum Artikel oder Werkzeug. Jede Frage gibt es auch als eigene Seite zum Verlinken.
Grundlagen
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931, also XML. Ein reines PDF gilt seit dem 01.01.2025 als „sonstige Rechnung“.
Ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF ab dem Profil EN 16931 zählt dagegen als E-Rechnung, weil es das XML enthält.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist reines XML: eine Datei, die nur Maschinen lesen. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF, das man ansehen kann, mit einem eingebetteten XML für die Verarbeitung.
Beide beruhen auf der EN 16931. Behörden verlangen die XRechnung. Im Geschäft zwischen Unternehmen sind beide Formate erlaubt, ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931.
Pflichten
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Ja, seit dem 01.01.2025, sofern Sie Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes mit Sitz in Deutschland sind. Das gilt unabhängig von Größe und Umsatz, also auch für Kleinunternehmer und Vermieter.
„Empfangen können“ heißt: Sie müssen eine XML-Rechnung annehmen und aufbewahren können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür schon aus.
Erstellen
Was ist eine Leitweg-ID und woher bekomme ich sie?
Die Leitweg-ID ist die Adresse einer Behörde im elektronischen Rechnungsverkehr. Sie steht in der XRechnung im Feld Käuferreferenz (BT-10) und sorgt dafür, dass das Rechnungsportal die Rechnung an die richtige Stelle weiterleitet.
Die Leitweg-ID bekommen Sie von Ihrem Auftraggeber, meist steht sie in der Bestellung oder im Vertrag. Ein öffentliches Verzeichnis gibt es nicht.
Empfangen
Fehler
Was bedeutet BR-DE-15?
Die Käuferreferenz (BT-10) fehlt. Die XRechnung verlangt dieses Feld immer. Bei Rechnungen an deutsche Behörden gehört dort die Leitweg-ID des Empfängers hinein.
Bei Rechnungen an Unternehmen kann eine beliebige Referenz stehen, die der Käufer vorgibt, zum Beispiel eine Kostenstelle. Leer bleiben darf das Feld aber nicht.
Diese Seite
Wird meine Rechnung hochgeladen?
Nein. Ihr Browser liest die Datei und verarbeitet sie auch dort. Die Seite besteht nur aus statischen Dateien. Einen Server, der eine Rechnung annehmen könnte, gibt es gar nicht.
Sie können das im Netzwerk-Tab der Entwicklerwerkzeuge Ihres Browsers nachprüfen: Nach dem Laden der Seite wird keine Verbindung mehr aufgebaut.