Woher der Standard kommt
Herausgeber der XRechnung ist die KoSIT, die Koordinierungsstelle für IT-Standards in Bremen. Sie ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931, die festlegt, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss. Fachlich heißt so eine Ausprägung Core Invoice Usage Specification, kurz CIUS: Die Norm erlaubt vieles, die XRechnung schränkt es für den deutschen Rechnungsverkehr ein und ergänzt eigene Regeln, etwa die Pflicht zur Käuferreferenz.
Zwei Syntaxen, ein Inhalt
Eine XRechnung kann in zwei technischen Sprachen geschrieben sein: UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII. Beide sind gleichwertig und transportieren dieselben Angaben. Welche eine Datei verwendet, erkennt man am Wurzelelement:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2"
xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2">
<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ID>RE-2026-0917</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-09-12</cbc:IssueDate>Die CustomizationID in der fünften Zeile sagt, nach welcher Spezifikation die Rechnung gebaut ist, hier also XRechnung 3.0. Der Viewer liest genau dieses Feld aus.
Felder mit Nummern
Jede Angabe in einer XRechnung hat eine Nummer aus der Norm, einen Business Term: BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-2 das Rechnungsdatum, BT-10 die Käuferreferenz. Fehlermeldungen der Prüfwerkzeuge beziehen sich auf diese Nummern. Wer sie kennt, findet sich in jeder Syntax zurecht.
Was die XRechnung nicht ist
Ein PDF ist keine XRechnung, auch kein besonders schönes: Seit dem 01.01.2025 zählt eine reine PDF-Rechnung als „sonstige Rechnung“. Das hybride Format ZUGFeRD verbindet beides, ein PDF mit eingebettetem XML, und gilt ab dem Profil EN 16931 als E-Rechnung. Sein Profil „XRECHNUNG“ enthält die XRechnung im PDF.
Versionen
Halbjährlich veröffentlicht die KoSIT eine neue Fassung. Gültig wird sie jeweils am 1. Februar oder am 1. August. Aktuell ist Version 3.0.2. Rechnungen müssen der Version entsprechen, die zum Rechnungsdatum gilt.
Stand: 13.09.2026 · Quellen: KoSIT, Spezifikation XRechnung 3.0.2; EN 16931-1:2017; § 14 UStG