Was da eigentlich angekommen ist
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält dieselben Angaben wie eine Papierrechnung — Absender, Empfänger, Positionen, Steuersätze, Summen —, nur eben als benannte Felder statt als gesetzter Text. Jedes Feld trägt eine Nummer aus der Norm, einen Business Term: BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-10 die Käuferreferenz, BT-115 der Zahlbetrag.
Zwei Varianten sind im Umlauf, UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Beide sind zulässig und enthalten dasselbe; sie unterscheiden sich nur in den Elementnamen. Kommt stattdessen ein PDF an, kann trotzdem eine E-Rechnung darin stecken — siehe unten.
Weg 1: im Browser ansehen
Der schnellste Weg ohne Installation: die Datei in ein Werkzeug im Browser legen. Der Viewer auf dieser Seite erkennt die Syntax, liest die Felder aus und setzt daraus eine Rechnung auf A4 — mit Anschriften, Positionen, Steuersätzen und Summen. Daneben zeigt er die Felder mit ihren BT-Nummern und den Rohtext mit Zeilennummern.
Die Datei bleibt dabei auf Ihrem Rechner. Es gibt keinen Upload, und das lässt sich nachprüfen: Netzwerk-Tab der Entwicklerwerkzeuge öffnen, Datei ablegen — es wird keine Anfrage gestellt. Wer die Ansicht behalten will, druckt sie oder lädt sie als PDF herunter; auch das entsteht im Browser.
Weg 2: die Buchhaltungssoftware
Wenn ohnehin ein Buchhaltungs- oder ERP-System läuft, ist der Import dort der bessere Weg: Die Rechnung wird nicht nur sichtbar, sondern landet gleich als Beleg im System, mit Kontierung und Zahlungsvorschlag. Fast alle gängigen Programme lesen inzwischen XRechnung und ZUGFeRD. Der Importweg heißt je nach Hersteller „Belegimport“, „E-Rechnung einlesen“ oder „Rechnungseingang“.
Sinnvoll ist das besonders dann, wenn regelmäßig E-Rechnungen kommen. Für den Einzelfall ist es der umständlichere Weg.
Weg 3: die amtliche Darstellung
Die KoSIT veröffentlicht neben den Prüfregeln auch eine Visualisierung: ein XSLT, das aus einer XRechnung eine lesbare HTML-Seite macht. Der amtliche Validator der KoSIT gibt auf Wunsch beides aus, das Prüfergebnis und die Darstellung. Wer eine Rechnung im Streitfall vorlegen will, hat damit eine Fassung, die niemand als „selbst gebastelt“ abtun kann.
Daneben gibt es Desktop-Programme, etwa den Quba-Viewer, die dasselbe offline auf dem eigenen Rechner tun.
Weg 4: der Notbehelf im Texteditor
Im Zweifel öffnet jeder Texteditor die Datei. Lesbar ist das nicht, aber für eine schnelle Frage reicht es oft: Wer die Rechnung gestellt hat, welche Nummer sie trägt, welcher Betrag fällig ist. Die Felder heißen in UBL etwa so:
<cbc:ID>RE-2026-0917</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-09-12</cbc:IssueDate>
<cbc:BuyerReference>04011000-12345-34</cbc:BuyerReference>
<cac:LegalMonetaryTotal>
<cbc:PayableAmount currencyID="EUR">2000.00</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>In CII heißen dieselben Angaben anders: ram:ID, ram:IssueDateTime, ram:BuyerReference, ram:DuePayableAmount. Wer öfter hineinschaut, gewöhnt sich schnell daran.
Wenn ein PDF ankommt
Bei ZUGFeRD und Factur-X steckt die eigentliche Rechnung als XML im PDF. Sichtbar ist das im Anhang-Bereich des PDF-Betrachters: eine Datei namens factur-x.xml, zugferd-invoice.xml oder xrechnung.xml. Speichern Sie diese Datei heraus, dann lässt sie sich wie jede andere XRechnung öffnen und prüfen.
Wichtig ist die Reihenfolge der Wahrheit: Bei ZUGFeRD gilt das XML, nicht das Bild. Weichen beide voneinander ab, zählt der strukturierte Teil.
Was aufbewahrt werden muss
Aufzubewahren ist die Datei, die Sie bekommen haben — bei einer XRechnung also das XML, bei ZUGFeRD das PDF mit dem eingebetteten XML. Ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF ist eine Lesehilfe und ersetzt den Beleg nicht. Die Aufbewahrung muss unveränderbar und maschinell auswertbar sein; das verlangen § 14b UStG und die GoBD.
Stand: 13.09.2026 · Quellen: KoSIT, Spezifikation XRechnung 3.0 und XRechnung Visualization; § 14b UStG; GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019)