Drei Stufen, drei Arten von Meldungen
Das Prüfverfahren der KoSIT arbeitet in Stufen. Jede Stufe erzeugt eine andere Art von Meldung, und daran lässt sich schon ablesen, wo das Problem liegt.
- Wohlgeformtheit. Ist die Datei überhaupt gültiges XML? Meldungen nennen Zeile und Spalte. Ursache ist fast immer ein abgeschnittener Upload, eine falsche Zeichenkodierung oder ein nicht geschlossenes Element.
- Schema (XSD). Sind die Elemente erlaubt, richtig verschachtelt und in der vorgesehenen Reihenfolge? Meldungen klingen technisch („element is not expected“) und stammen aus dem XML-Parser, nicht aus der Fachnorm.
- Geschäftsregeln (Schematron). Ist die Rechnung fachlich schlüssig? Hier kommen die Codes her, um die es in diesem Artikel geht.
Die meisten Ablehnungen fallen in die dritte Stufe. Dort prüfen zwei Regelsätze nacheinander: die Regeln der Norm EN 16931 und die deutschen Zusatzregeln der XRechnung.
Der Bauplan eines Codes
| Präfix | Woher | Worum es geht |
|---|---|---|
| BR-… | EN 16931 | Pflichtangaben und Grundregeln, etwa „jede Rechnung braucht eine Rechnungsnummer“ |
| BR-CO-… | EN 16931 | Bedingungen und Rechenregeln, etwa Summen, die zusammenpassen müssen |
| BR-S-…, BR-Z-…, BR-E-…, BR-AE-…, BR-G-…, BR-K-… | EN 16931 | Regeln je Steuerkategorie: Regelsatz, Nullsatz, steuerbefreit, Reverse Charge, Ausfuhr, innergemeinschaftliche Lieferung |
| BR-CL-… | EN 16931 | Codelisten: Land, Währung, Einheit, Rechnungsart |
| BR-DEC-… | EN 16931 | Nachkommastellen — Beträge haben höchstens zwei |
| BR-DE-… | XRechnung (KoSIT) | deutsche Zusatzregeln, etwa Käuferreferenz und Kontaktangaben |
Dazu nennt jede Meldung das betroffene Feld als BT-Nummer. „BR-DE-15, BT-10“ heißt also: deutsche Zusatzregel Nummer 15, betroffen ist die Käuferreferenz.
Fehler oder Warnung?
Jede Regel trägt im Schematron eine Kennzeichnung. fatal heißt: Die Rechnung ist unzulässig, ein Portal wird sie zurückweisen. warning heißt: Es ist etwas nicht wie vorgesehen, die Rechnung kann trotzdem angenommen werden. Ob eine Warnung in der Praxis folgenlos bleibt, entscheidet der Empfänger — manche Portale und viele Buchhaltungsabteilungen behandeln Warnungen strenger als der Standard.
Die häufigsten Meldungen und was dahintersteckt
BR-DE-15 — die Käuferreferenz fehlt (BT-10)
Der Klassiker. Bei Rechnungen an Behörden steht hier die Leitweg-ID des Empfängers; im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen trägt das Feld die Referenz, die der Kunde vorgibt — Bestellnummer, Kundennummer, Kostenstelle. Leer bleiben darf es nicht. Ausführlich: Was bedeutet BR-DE-15?
BR-CO-15 — Netto plus Steuer ergibt nicht Brutto
BT-109 (Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer) plus BT-110 (Umsatzsteuer) muss genau BT-112 (Gesamtbetrag mit Umsatzsteuer) ergeben. Abweichungen entstehen meist durch Rundung: Wird je Position gerundet und die Steuer dann aus der Summe berechnet, fehlt am Ende ein Cent. Die Norm rundet je Steuersatz, nicht je Position.
BR-CO-10 — die Positionen ergeben eine andere Summe
BT-106 muss der Summe aller Positionsbeträge (BT-131) entsprechen. Typische Ursache: Ein Rabatt wurde in der Summe berücksichtigt, aber nicht als Abzug auf Dokumentebene (BG-20) ausgewiesen — oder umgekehrt.
BR-DE-2 bis BR-DE-7 — Angaben zum Verkäufer fehlen
Die XRechnung verlangt mehr als die Norm: Ort und Postleitzahl des Verkäufers, dazu Ansprechpartner (BT-41), Telefonnummer (BT-42) und E-Mail-Adresse (BT-43). Der Ansprechpartner darf eine Abteilung sein, etwa „Buchhaltung“. Diese Felder stehen in vielen Systemen nicht in den Stammdaten und müssen einmalig nachgetragen werden.
BR-AE-10, BR-E-10, BR-G-10, BR-K-10 — der Befreiungsgrund fehlt
Wer ohne Umsatzsteuer abrechnet, muss sagen, warum. Bei Reverse Charge (Kategorie AE), Steuerbefreiung (E), Ausfuhr (G) und innergemeinschaftlicher Lieferung (K) gehört ein Grund in BT-120 oder ein Code in BT-121 — etwa „Umkehrung der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG“.
BR-S-08 und Geschwister — die Steuergruppe passt nicht
Für jeden Steuersatz muss der aufgeschlüsselte Nettobetrag (BT-116) genau der Summe der Positionen mit diesem Satz entsprechen, zuzüglich Zuschlägen und abzüglich Abzügen derselben Kategorie. Wenn eine Position mit 7 % in der Aufschlüsselung bei den 19 % gelandet ist, meldet die Prüfung beide Gruppen.
BR-DE-1, BR-DE-23-a — Zahlungsangaben fehlen oder passen nicht
Die XRechnung verlangt Angaben zur Zahlung. Steht als Zahlungsart eine Überweisung (Code 30 oder 58), muss auch ein Konto dastehen; bei Lastschrift (59) gehören Mandatsreferenz, Gläubiger-Identifikationsnummer und belastetes Konto dazu.
BR-DE-26 — Korrektur ohne Bezug
Trägt die Rechnung den Typ 384 („Rechnungskorrektur“), soll sie sagen, welche Rechnung sie korrigiert: Nummer und Datum der Vorgängerrechnung in BG-3.
Wenn das Portal etwas anderes sagt als das Prüfwerkzeug
Portale prüfen zusätzlich Dinge, die keine Regel der Norm sind: ob die Leitweg-ID zu einem bekannten Empfänger gehört, ob die Rechnungsnummer schon einmal eingereicht wurde, ob Anhänge zulässig sind. Solche Ablehnungen tragen keine BR-Codes und lassen sich mit keinem Prüfwerkzeug vorhersagen. Umgekehrt gilt: Eine Rechnung, die die Schematron-Prüfung besteht, wird nicht wegen der Fachregeln zurückgewiesen.
Maßgeblich ist im Zweifel immer die Prüfung des Empfängers. Die Prüfwerkzeuge — auch das hiesige — arbeiten mit demselben Regelsatz, ersetzen die Annahme aber nicht.
Stand: 13.09.2026 · Quellen: KoSIT, XRechnung-Schematron (Apache 2.0); CEN/ConnectingEurope, eInvoicing-EN16931-Schematron (Apache 2.0); KoSIT-Validator und Validator-Konfiguration XRechnung